Facture électronique

Depuis le 30 décembre 2002, une facture papier peut-être remplacée par une facture électronique. Voir la législation

Legal-Box propose un système d'échange conforme au code général des impôts, qui garantit la transmission, la conservation et la restitution en ligne d'une facture dématérialisée.

Principaux avantages

Tarif (archivage compris) : NC.

Bénéfices

Signez et envoyez vos factures sur Internet très facilement !

Depuis août 2003, la loi autorise les entreprises françaises à utiliser leur messagerie pour transmettre des factures valables fiscalement, à condition que la facture soit signée électroniquement (Article 289-V du Code général des impôts).

• Choisissez le courrier "facture électronique" et laissez-vous guider,
• Insérez la facture en pièce jointe et signez-la avec votre certificat,
• Indiquez l'adresse email du destinataire,
• Saisissez les "références facture" dans les champs prévus à cet effet,
• Envoyez !

Legal-box vous invite à utiliser votre certificat au moment voulu. Si vous n'avez pas de certificat, vous pourrez déléguer la signature à Legal-Box.

Possibilité d'envoyer une facture dans plusieurs formats (PDF, TIFF, XML, TXT, Excel, Word, ...) pour en faciliter l'intégration dans le système d'information du destinataire. Un seul de ces formats est signé et a valeur d'original.

Consultez et suivez vos factures en ligne

L'acheteur reçoit un email lui indiquant qu'une facture électronique lui est adressée et l'invitant à se connecter sur son compte Legal-Box. S'il n'est pas encore inscrit, Legal-Box lui proposera d'ouvrir gratuitement un compte guest.

• Contrôlez en temps réel la bonne réception par le destinataire,
• Obtenez un accusé de réception valable juridiquement,
• Si besoin, obtenez l'acceptation de la facture par son destinataire,
• Consultez la liste récapitulative des factures émises et reçues,
• Exportez les données de facturation pour intégration automatique dans vos systèmes comptables.

Archivez vos factures dans un coffre numérique

Legal-Box archive automatiquement vos factures électroniques pendant 6 ans et garantit leur restitution en ligne pendant toute la durée d'archivage.

Une facture archivée dans le coffre numérique Legal-Box est consultable :

• Par le fournisseur
• Par l'acheteur

Possibilité de prolonger la durée d'archivage jusqu'à 10 ans (conformément au code du commerce).

Donnez pleine valeur probante à vos factures électroniques

Legal-Box propose une solution de facturation électronique qui respecte les exigences du CGI en matière de télétransmission et de restitution, selon lesquelles une facture électronique doit :

• Etre signée avec un certificat pour garantir son origine et son intégrité ;
• Etre archivée au minimum 6 ans (période de temps pendant laquelle l'administration fiscale peut corriger des erreurs dans la déclaration du contribuable et effectuer des redressements) ;
• Pouvoir être restituée sur papier ou sur écran en langage clair.

Il ne vous reste qu'à choisir un format de facture qui garantisse la lisibilité et la stabilité des informations dans le temps : PDF/A, XML, TEXT, image TIFF étant les formats recommandés.

Vos obligations préalables

Les entreprises qui souhaitent envoyer leurs factures au format électronique doivent:

• Posséder un certificat reconnu par le Minefi ou déléguer le droit de signature à Legal-Box en tant que tiers de traitement,
• Obtenir l'accord du destinataire de la facture (adhésion à une convention de preuve, par exemple),
• Effectuer une déclaration préalable auprès de la DGI. (Direction Générale des Impôts - voir les formalités)

Factures électroniques (législation)

Description

• Contenus autorisés: TOUS (pdf, tiff, xml conseillés)
• Poids du courrier: jusqu'à 10 Mo
• Nombre de destinataires: 1 (et plus en option)

Services inclus

• Echange: 2 mois
• Certification: Origine / Accusé de Réception / Archivage
• Traçabilité
• Séquestre des preuves: 10 ans
• Archivage de la facture: 6 ans
• Signature électronique de l'expéditeur-fournisseur obligatoire (gratuite)

Options

• Signature électronique du destinataire-acheteur (gratuite)
• Prolongation des durées

Principales garanties

• Identification de l'émetteur
• Authentification du destinataire
• Intégrité de la facture
• Confidentialité
• Horodatage
• Traçabilité