Glossaire

Opération attendue de la part de l'émetteur et/ou d'un ou plusieurs destinataires mentionnés dans un courrier. La première action, inhérente à l'échange, est l'ouverture du courrier. Ce peut être ensuite la possibilité donnée à certains destinataires d'un courrier de prendre une décision quand au contenu de ce courrier. Ce peut-être la signature de documents inclus dans le courrier ou la présentation d'un certificat pour validation d'une identité. Enfin, l'utilisateur pourra être invité à archiver, sauvegarder, rematérialiser ou détruire le courrier en question. Bien entendu, pour que les actions soient faisables, le courrier doit être encore en activité.

Période pendant laquelle des événements utilisateurs sont enregistrables sur un courrier. Ces événements sont : première ouverture par un destinataire, réaction (acceptation ou refus), existence de courriers suite, révocation. Cela signifie par exemple que, si un destinataire n'a pas ouvert son pli pendant la période d'activité, il n'a plus la possibilité de le faire une fois passée l'expiration de cette période d'activité. A contrario, s'il a ouvert son pli pendant la période d'activité, il pourra le rouvrir après expiration de celle-ci et ce jusqu'à échéance de la période de maintien en ligne.

Attestation qui prouve la possession d'un document électronique à un moment bien précis. Cette preuve comporte :

• une empreinte numérique du document,
• une date et une heure fiables,
• la signature électronique par le serveur de preuves qui s'engage sur la fiabilité et la réalité de ces informations.

Ou archivage à valeur probatoire est un dispositif d'archivage d'objets numériques (documents numériques au sens large) qui fonctionne en respectant le référentiel défini par un ensemble d'organismes français dont l'APROGED, la FEDISA, la FNTC. Ce référentiel définit les procédures et processus à respecter pour apporter aux clients toutes les garanties de sécurité, de conservation et de récupération des documents.

"Application Service Provider" (fournisseur d'applications en ligne). Société qui héberge des logiciels sur ses propres serveurs afin de les louer à ses clients via le réseau Internet ou une ligne privée. Par extension, ASP recouvre le marché des services logiciels loués en ligne. Attention, l'abréviation ne doit pas être confondue avec la technologie de Microsoft qui, sous le même sigle "ASP" désigne les "Active Server Pages". (définition JournalDuNet)

Document par lequel le serveur de preuves (ou unité de génération d'attestations) atteste qu'un événement a bien eu lieu et décrit cet événement. L'gPreuve`preuve`attestation de preuve`/g` contient toutes les informations permettant d'identifier l'événement : l'identité de l'auteur, les date et heure de l'événement, l'empreinte du courrier, le certificat utilisé, etc ... L'gPreuve`preuve`attestation de preuve`/g` figure dans le rapport d'activité du courrier qui recense successivement toutes les attestations générées au fur et à mesure des événements survenus (création, envoi, réception, décisions ...).
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Personne qui conçoit et confère un sens au document et qui possède la propriété intellectuelle de son contenu.

Procédure consistant à vérifier ou à valider l'identité d'une personne ou l'identification de toute autre entité, lors d'un échange électronique, pour contrôler l'accès à un réseau, à un système informatique ou à un logiciel.

L'authentification fait généralement appel à des techniques de cryptographie asymétrique. Elle implique que les utilisateurs confirment et valident leur identité par des moyens techniques, suivant le degré de sécurité choisi, tels que :

• adresse de courrier électronique,
• identifiant/mot de passe,
• certificat électronique simple,
• certificat électronique qualifié,
• dispositifs biométriques.

L'authentification est utilisée lorsque l'utilisateur se connecte, pour vérifier son identité Legal-Box, et au cours de l'échange, l'authentification est redemandée lorsque l'utilisateur signe pour vérifier la validité de son certificat électronique.

L'ordonnance du 16 juin 2005 qui apporte l'équivalence entre le recommandé papier et le recommandé électronique considère que l'usage d'une adresse de courrier électronique est un moyen suffisant d'authentification.

Entreprise qui met à disposition des utilisateurs un service de création de certificats électroniques. Divers niveaux de service et de sécurité sont offerts par ces entreprises. Pour être opposable en justice, il faut que le certificat émane d'une entreprise qui se soumet à des règles strictes de production, de sécurité et de contrôle des identités. Il s'agit alors d'une autorité de certification agréée. L'agrément est donné par la DCSSI (Direction Centrale de la Sécurité des Systèmes d'Information), service directement rattaché au Premier Ministre.

Document numérique délivré par une Autorités de Certification, comportant l'identité du possesseur du certificat et une clé dite publique qui permet par exemple, dans le cas d'une vérification de signature électronique, de contrôler que l'émetteur de la signature est bien le titulaire du certificat.

Associée à ce certificat, le titulaire dispose également d'une clé privée. Le système de chiffrement asymétrique a la caractéristique que les données qui ont été chiffrées avec la clé privée peuvent être déchiffrées à l'aide de la clé publique (exemple : signature électronique ; seul le titulaire du certificat, détenteur de la clé privée a pu réaliser le chiffrement) et que les données chiffrées avec la clé publique ne peuvent être déchiffrées que grâce à la clé privée (exemple : chiffrement de données ; la clé de session définie par l'émetteur est chiffrée avec la clé publique du destinataire ainsi seul ce destinataire, à l'aide de sa clé privée, pourra prendre connaissance de la clé de session à utiliser pour déchiffrer les document).

Engagement pris par une entité sur la réalité de certaines informations.
Une autorité de certification qui délivre un certificat électronique à un utilisateur certifie, dans les informations portées par le certificat, l'identité de la personne à qui a été délivré le certificat.
Une unité de génération d'attestation certifie que, à une date donnée, un événement spécifique lui a été communiqué par un système identifié pour le compte d'un utilisateur précis.
La certification est généralement apportée par la signature électronique des données faisant l'objet de la certification. Cette signature peut être complétée d'un horodatage quand la date de la certification est un élément probatoire.

Système d'archivage de données numériques permettant de mettre en oeuvre un archivage à valeur probatoire.

Garantie de diffusion limitée aux seules personnes ou autres entités autorisées. La confidentialité de l'échange est apportée par le chiffrement des données de l'échange et s'appuie sur un dispositif qui assure que seules les parties prenantes de l'échange recevront la clé permettant de déchiffrer les données.

Ensemble des documents transmis lors d'un échange.

Une convention de preuve est un contrat conclu entre entreprises ou entre entreprises et particuliers qui a pour objet de définir les modes de preuve admissibles entre les parties, la charge de la preuve et les modalités de règlement des conflits de preuve.Elle confère force probante aux transactions effectués au travers d'un système d'échange électronique et définit les aspects techniques sur lesquels les preuves s'appuient.

La convention de preuve Legal-Box est décrite à l'article 4.3 des conditions générales et présentée à l'utilisateur au moment de son inscription. Elle est considérée comme validée par l'utilisateur lors de l'acceptation des conditions générales.Pour les entreprises qui souhaitent, en plus, signer une convention de preuve directement avec leurs contacts, Legal-Box propose un service de mise en relation permettant de soumettre la convention aux contacts, pour acceptation ou refus. L'acceptation pouvant être matérialisée immédiatement par l'inscription du contact au service Legal-Box.

Equivalent électronique de l'enveloppe papier (c'est à dire un conteneur dans lequel on place des documents et sur lequel on porte le destinataire) auquel sont adjoints les possibilités apportées par l'électronique : possibilité d'adresser plusieurs destinataires, possibilité d'indiquer des conditions d'autorisation d'ouverture telles les dates (ne pas ouvrir avant telle date, ne peut plus être ouverte après telle date) et, surtout, la possibilité d'attester le contenu de l'enveloppe grâce aux empreintes numériques. Une enveloppe recommandée papier ne permet pas d'apporter la preuve des documents transmis, seul le pli recommandé le permet mais il est limité à 1 feuillet par envoi. Appelé aussi "dossier" lorsqu'il n'implique aucun destinataire, le courrier garantie l'intégrité de son contenu et l'authentification de son créateur.

Moyen de paiement des courriers et des options, constitué par une avance sur consommation ou prépaiement en €.

Possibilité donnée, par l'expéditeur d'un courrier à certains destinataires, de signifier leur avis sur le contenu de ce courrier. Les décisions typiques sont l'acceptation et le refus. Ce peut être une validation ou un choix dans une liste de documents. Dans le cas d'un "courrier élection", on parlera de vote. Puisque la décision est demandée en rapport au contenu du courrier, que le destinataire doit préalablement consulter, c'est le destinataire qui décidera lui-même du moment où il prend sa décision. Bien entendu, pour que les décisions soient possibles, le courrier doit être encore en activité et la date limite de décision, éventuellement indiquée, ne doit pas être dépassée.

Les cas typiques de décision sont, par exemple, l'accord sur un contrat ou l'acceptation d'une commande. L'acceptation se fait par une action volontaire du destinataire et une confirmation. Elle se traduit, pour l'émetteur du courrier, par la réception d'un email signalant l'événement et, pour tous les participants à l'échange, par l'apparition de l'événement d'acceptation dans le rapport d'activité du courrier.

Comme pour tous les événements enregistrés dans le rapport d'activité du courrier, il y a non répudiation. C'est à dire que le destinataire qui a émis cette décision ne pourra pas nier l'avoir fait : il a été authentifié par le système et son action ainsi que les date et heure de cette action ont été enregistrées et contresignées par le serveur de preuves.

Processus consistant à remplacer la production, la manipulation et la conservation de documents papier (documents matériels) par celles de documents électroniques (documents immatériels). Dans le cadre de documents commerciaux ou administratifs, la dématérialisation doit respecter un ensemble de contraintes. La première de ces contraintes est que les documents doivent être conservés sous leur forme originale qui a, seule, une valeur juridique. Par exemple, si une facture a été produite sous forme papier, le résultat d'une numérisation de cette facture à l'aide d'un scanner n'a aucune valeur juridique. Seule exception, la DGI autorise la conservation des fichiers de données ayant servi à l'édition papier des factures en lieu et place des factures papier réellement transmises aux clients.

Bien que suffisante pour la DGI dans le cadre des ses contrôles, cette forme de conservation n'a pas de valeur devant les tribunaux de commerce.

Le cadre d'intervention du système Legal-Box dans la chaine de dématérialisation, se situe au niveau de l'échange et jusqu'à l'archivage.

Résultat d'une transformation d'un document électronique en un petit nombre d'octets (de 16 à 32 octets) au moyen de fonctions mathématiques, de telle manière que la moindre modification apportée au document produise, lors du re-calcul de l'empreinte, un résultat différent. On obtient, en quelque sorte, une "empreinte digitale" du document. Deux documents, même au contenu très proche, auront des empreintes différentes. Séquence de caractères alphanumériques de longueur fixe, qui représente le contenu d'un message, sans le révéler, dont la valeur unique est produite par un algorithme de hachage, et qu'on utilise pour créer une signature numérique.

Fait survenu sur un courrier. Les principaux événements pouvant survenir sont : la création, l'envoi ou la mise à disposition, l'ouverture, la décision (acceptation ou refus) et l'archivage. Dans le cadre de Legal-Box, ces faits sont attestés par un serveur de preuve (une unité de génération d'gPreuve`preuve`attestation`/g`) de façon à donner une valeur probante à ces événements.

Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d'un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et à l'information qui le concerne.

Consiste à marquer l'heure et la date d'un événement en se basant sur des normes. Le système Legal-Box horodate les événements survenus au courrier et génère une attestation (d'envoi, d'ouverture, de réaction) en appliquant la Norme Iso 8601 (structure de date).

Processus permettant de connaître l'identité d'un utilisateur. Ce processus comprend généralement une phase d'authentification pour apporter la garantie de la validité de cette identification.

Caractérisation d'un document au moyen d'un mot ou d'un ensemble de mots qui servent à le désigner.

Propriété associée aux données qui, lors de leur traitement ou de leur transmission, ne subissent aucune altération ou destruction volontaire ou accidentelle, et conservent un format permettant leur utilisation.

L'intégrité d'un document électronique est assurée en calculant l'empreinte numérique de ce document et en comparant cette empreinte à l'empreinte de référence enregistrée lors de sa création. Si le document n'est pas intègre, c'est à dire s'il a subi la moindre altération, la nouvelle empreinte calculée sera différente de l'empreinte de référence.

Informations liées à un document numérique dont les buts principaux sont de le décrire, de le localiser et de faciliter sa gestion. On distingue les métadonnées liées au courrier Legal-Box et les métadonnées liées au système Legal-Box. Les premières facilitent les échanges de courriers et leur recherche ultérieure et permettent également la gestion technique des documents (migrations), la lisibilité et la traçabilité. Les secondes sont générées par le système (logiciel, serveur de preuves et coffre numérique) pour le suivi des diverses actions techniques sur le courrier.

Les courriers électroniques Legal-Box sont maintenus à disposition immédiate des utilisateurs pendant une durée appelée "Période de maintien en ligne". Pendant cette période, l'accès au courrier permet de prendre connaissance de son contenu et de son contexte et éventuellement d'effectuer des actions sur le courrier (décisions, réexpédition, archivage ...). A l'issue de cette période, ces courriers sont supprimés des serveurs Legal-Box. Si ces courriers ont été archivés dans le coffre numérique, ils restent disponibles pendant toute la durée d'archivage.

Messages d'information envoyés à l'utilisateur ou affichés au niveau de son interface pour l'informer de l'occurrence d'événements importants. L'utilisateur a la possibilité de spécifier les événements pour lesquels il souhaite recevoir une notification.

Action de convertir un document physique (courrier papier, plans, ...) en document numérique. L'exemple typique est l'utilisation d'un scanner pour convertir une image papier en fichier image numérique. Si l'image papier contient des éléments textuels, le fichier image numérique peut être analysé par un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour créer le fichier texte correspondant.

Caractère des données dont la stabilité et la permanence sont maintenues dans le temps. On distingue la pérennité du support (copies de sécurité, migrations, recodifications) et celle du document (format, signatures et des informations relatives à l'intégrité).

Moyen utilisé pour faire la démonstration de l'exactitude de quelque chose. Ce sont attestations générées par le serveur de preuves qui garantissent que ces événements se sont produits à l'heure dite. Le respect des règles de l'art et des normes en vigueur (dont Z74-600) permettra au juge, lors d'un conflit, d'asseoir sa décision sur des éléments tangibles. En effet, l'appréciation de la valeur probante d'un fait est laissé à l'entière discrétion du juge.

Garantie de restitution d'informations en vue d'une réintégration dans un autre système de conservation.

Document reprenant l'ensemble des informations administratives et des événements survenus sur un courrier. Il comporte : l'identité du créateur du courrier, les identités des destinataires, les périodes d'utilisation, de maintien en ligne et d'archivage, la liste des noms des documents contenus dans le courrier et les événements parmi création, ouvertures, réactions, délégation, archivage et révocation.

Action permettant de restituer un document physique à partir d'un document numérique. La rematérialisation d'un contenu nativement numérique est considéré comme la création d'une copie de l'original.

Enregistrement d'une copie des attestations générées par le serveur de preuves dans un coffre numérique à valeur probatoire géré par une société tierce dans d'autres locaux. Ainsi, quelles que soient les circonstances, il sera toujours possible de présenter ces attestations.

"Software as a Service" (Logiciel en tant que service) consiste à fournir une application informatique sous forme de service payé à l'utilisation.

Tout comme l'ASP (Application Service Provider) ou les applications à la demande, le SaaS s'inscrit dans la famille des logiciels managés ou hébergés. A la différence de l'ASP, les applications basées sur le modèle SaaS sont construites d'emblée en mode Web et optimisées pour être délivrées par Internet. Le modèle SaaS permet de se décharger de la maintenance, de l'exploitation et de l'hébergement des applications. Le paiement à la consommation est un moyen d'optimiser les coûts. (définition JournalDuNet)

Opération qui consiste à adjoindre à un message, un sceau électronique permettant de garantir l'origine et l'intégrité de ce message.
Le scellement, effectue par un dialogue avec un serveur de preuve, permet de figer le contenu d'un courrier et de vérifier, tout au long de son cycle de vie, son intégrité.

Matériel et logiciel configurés pour la génération d'attestations électroniques non modifiables et non falsifiables.

Procédé d'identification du signataire d'un document électronique, basé sur l'utilisation d'un algorithme de chiffrement, qui permet de vérifier l'intégrité du document et d'en assurer la non-répudiation. Ce procédé nécessite la possession, par le signataire, d'un certificat électronique de façon telle que seul le titulaire du certificat peut créer cette signature à son nom et qu'il ne pourra plus nier avoir signé.

Etat établi instantanément sur la messagerie de l'utilisateur, recensant l'ensemble des actions attendues par l'utilisateur (ouverture, décision, signature, archivage, rematérialisation, sauvegarde ou destruction) et des événements actualisés.

Organisme ou entité assurant, pour le compte de tiers, des services nécessitant confidentialité, sécurité d'accès et sécurité d'exploitation. Le niveau de service est défini dans la politique de sécurité.

Garantie de suivi d'un produit ou d'un document. La traçabilité permet par exemple, pour la viande de boeuf, de savoir où est né l'animal, où il a été élevé et abattu. Pour un courrier Legal-Box, la traçabilité permet, de façon certaine, de retrouver l'historique du courrier : savoir qui l'a créé, qui l'a ouvert, qui a réagi, qui a répondu et quand le courrier a été archivé. Chacune de ces informations a donné lieu à la création d'une attestation par une unité juridiquement indépendante de l'émetteur et des destinataires. Cette attestation peut être présentée en justice en cas de litige.

Processus informatique permettant de valider qu'une signature présentée correspond bien à la signature du document auquel elle est associée et que le certificat ayant permis cette signature n'était pas révoqué au moment de la signature et que ce certificat émane bien d'une autorité de certification à laquelle la confiance a été accordée.