Archivage électronique à valeur probatoire

Legal-Box propose une solution d'archivage qui respecte les normes, recommandations et documents institutionnels actuellement admis par la profession. Voir le Dossier Archive

La loi du 13 mars 2000

"Art. 1316-1. du Code civil - L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

Au sens de la loi, pour conférer une valeur probante à un document électronique, sa conservation doit être fiable et sécurisée et doit répondre aux exigences suivantes :

• Intelligibilité,
• Identification, garantie de l'origine du document,
• Intégrité, non modification du contenu informationnel,
• Pérennité.

A ces quatre exigences s'ajoute également la notion importante de confidentialité et d'accès contrôlé à l'information, particulièrement sensible au niveau de la CNIL.

Identification

La loi du 13 Mars 2000 précise que la signature électronique est un des éléments permettant de garantir l'identité de l'auteur voire l'intégrité de l'acte sous certaines conditions.

Le recours à la signature électronique nécessite de vérifier la validité de la signature électronique au moment de l'établissement de l'écrit sous forme électronique mais aussi de pouvoir apporter la preuve de la vérification de la validité de la signature (et de l'écrit) sous forme électronique pendant tout le délai de conservation et/ou tout délai de prescription légale devant le juge.

Legal-Box, par sa procédure d'enregistrement des utilisateurs et en tant que tiers de confiance, est en mesure de certifier l'auteur d'un courrier ou d'un document, sans que le déposant ne soit obligé de fournir un certificat.

Intégrité

Dans ses recommandations sur la "conservation électronique des documents", le Forum de Droits sur Internet propose, pour garantir l'intégrité d'un écrit, que trois critères soient cumulativement réunis par le processus de conservation :

• La lisibilité du document désigne la possibilité d'avoir accès, au moment de la restitution du document, à l'ensemble des informations qu'il comporte. Cette démarche peut être grandement facilitée par les métadonnées à associer au document.
• La stabilité du contenu informationnel désigne la nécessité de pouvoir garantir que les informations véhiculées par le document restent les mêmes depuis l'origine et qu'aucune n'est omise ou rajoutée au cours du processus de conservation. Le contenu informationnel s'entend de l'ensemble des informations, quelle que soit leur nature ou leur origine, issues du document et, le cas échéant, de sa mise en forme.
• La traçabilité des opérations sur le document désigne la faculté de présenter et de vérifier l'ensemble des traitements opérés sur le document lors du processus de conservation.

Legal-Box garantit les 2 derniers points et permet d'indiquer des métadonnnées à associer aux documents. Le déposant est invité à utiliser des formats de fichier compatibles avec l'obligation de lisibilité.

Pérennité

Permettre de respecter les durées de conservation prescrites par les textes en fonction de la nature du document et des délais de prescription.

Intelligibilité

Quelle que soit la forme de l'information, l'essentiel est qu'elle soit restituée de façon compréhensible par l'homme et non par la machine.

Normes techniques en vigueur

Recommandations relatives aux systèmes informatiques, en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés :

• Standard d'échange de données pour l'archivage (août 2006) : Dossier complet sur la problématique de l'archivage probatoire, publié par la DCSSI. Ce dossier porte sur l'archivage pour la sphère publique et pour la sphère privée.
• Référentiel définissant le Coffre numérique pour l'archivage d'objets numériques produit par le groupe de travail inter-association qui réunit l'ADAP, l'APROGED, la FedISA et la FNTC.
• ISO/TR 18492:2005 (octobre 2005) : "Conservation à long terme d'information document basée électronique".
• ISO/TR 15801:2004 (février 2004) : "Images électroniques - Stockage électronique d'informations - Recommandations pour les informations de valeur et leur fiabilité".
• Norme NF Z 42-013 (décembre 2001) : "Archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes". La norme NF Z42-013 est la plus connue en France.
• Spécifications MoReq (mars 2001) : "Documentation on Model for Electronic Record Management (MoReq) - Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique".

En savoir plus

• Archivage électronique: des contraintes juridiques et technologiques (JDuNet).
• Dossier DCSSI sur l'archivage probatoire - août 2006 par NPAI.
• Archivage légal (guide informatique.com).
• Archivage légal et gestion de la preuve (Médé).
• L'archivage des contrats électroniques supérieurs à 120 euros rendu obligatoire (Forum des Droits sur l'Internet).