Dématérialiser, c'est remplacer le support papier par un support informatique à l'occasion de l'échange ou de la conservation d'informations.

A l'heure où Internet devient le média de communication par excellence, Il reste un gisement de rentabilité à exploiter pour tirer parti des avantages fournis par les nouvelles technologies de l'information et de la communication : la dématérialisation des courriersl!

Le cadre législatif actuel

Pour favoriser le développement de la dématérialisation, la législation française a introduit la notion de preuve électronique dans les différents codes régissant chaque type de document (code civil, code général des impôts, code du commerce,l...).

Les avantages du courrier dématérialisé :

Gain de temps et accélération des échanges

Suppression des tâches d'impression, de mise sous pli et d'affranchissement

Réduction des coûts et des volumes de stockage

Economies de papier, d'encre et d'affranchissement

Traçabilité et suivi des échanges

Réactivité vis-à-vis des clients et fournisseurs de l'entreprise

Simplification de l'accès et du partage de l'information

Action citoyenne et développement durable !

Les limites de l'email traditionnel

Même si l'email a pu être accepté comme preuve juridique par les tribunaux et bénéficier de jurisprudences favorables, les éléments d'identification de l'email peuvent être altérés par de simples manipulations informatiques et posent donc des problèmes de sécurité :

l'identité de l'expéditeur et celle du destinataire peuvent être usurpées : l'attestation d'une identité nécessite la présentation d'un certificat référencé par un tiers de confiance ;
la date et l'heure d'un email ne sont qu'indicatives : leur certification nécessite l'intervention d'un "tiers horodateur" ;
le contenu d'un courrier peut-être intercepté et modifié : la garantie d'intégrité du courrier nécessite la création et la conservation, par un tiers de confiance, d'une empreinte numérique irréfutable.

Pour que le "cachet fasse foi", un courrier électronique doit obligatoirement transiter par la plateforme d'un prestataire de confiance qui se chargera de l'horodater, de certifier son contenu et, éventuellement, de l'archiver.

La nécessaire adéquation avec les textes en vigueur

Les documents traités par une entreprise sont de nature extrêmement variée : documents commerciaux (commandes, factures...), documents administratifs (pièces comptables, bulletins de paye...), documents légaux (droits d'antériorité, archives...), documents courants (relances d'impayés, lettres de résiliation, ...).

Pour aider les entreprises et particuliers à dématérialiser leurs échanges dans le respect des impératifs juridiques liés à chaque document, Legal-Box a développé une gamme de courriers pré-configurés pour être conformes aux règlementations en vigueur selon leur nature.

En savoir plus

Dématérialisation - Législation (le Guide Informatique)
La sécurité sur Internet (entreprise-internet.net)
Dématérialisation des marchés publics : Formation APPIC Services
Dématérialisation (Wikipédia)
La dématérialisation, une réalité aujourd'hui (par Certinomis et AG Project Management)

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