Factures électroniques

Legal-Box propose une solution de facturation électronique qui respecte les exigences du Code général des impôts en matière de transmission et de signature électronique, permettant de conférer le statut d'original à une facture électronique. Voir le courrier "Facture électronique"

Les entreprises souhaitant échanger leurs factures au format électronique doivent :

• Faire une déclaration préalable auprès de la DGI (télécharger le modèle de déclaration),
• Etablir un accord avec les parties concernées,
• Posséder un certificat de signature électronique ou déléguer le droit de signature à Legal-Box en tant que tiers de traitement.

Transmission de factures électroniques

La loi de finances rectificative du 30 décembre 2002 ajoute l'article 289 V qui autorise deux procédés de dématérialisation : les factures EDI et les factures signées électroniquement.

Cette loi qui transpose la directive européenne du 20 décembre 2001 et l'article 289 bis du Code général des impôts, précise les nouvelles conditions dans lesquelles les entreprises installées en France peuvent télétransmettre leurs factures :

• Vérification* en émission et en réception de la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires devant figurer sur une facture*
• Archivage des factures émises ou reçues et constitution régulière d'une liste récapitulative de celles-ci,
• Restitution sur papier ou sur écran en langage clair, à la demande de l'administration.
• Conservation de la facture électronique dans son contenu originel pendant trois ans, soit le délai de reprise de l'administration. Au-delà, la facture doit être conservée trois ans de plus sur tout support (informatique ou papier) au choix de l'entreprise.

*Vérification des mentions et insertion des métadonnées effectuées directement par les utilisateurs (fournisseurs/acheteurs).

Signature de factures électroniques

Permet à toute entreprise, sous réserve de l'acceptation du destinataire, de dématérialiser ses factures en garantissant l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu au moyen d'une signature électronique.

Les textes fiscaux, composés pour l'essentiel (hors l'article 289 nouveau du CGI), du décret n°2003-659 du 18 juillet 2003 et du Bulletin Officiel des Impôts n°136 du 7 août 2003, disposent que :

• la signature électronique utilisée pour signer les factures n'est pas la "signature électronique sécurisée" au sens du décret du 30 mars 2001,
• l'exigence requise est l'utilisation d'un certificat. Il est précisé que ce certificat n'a pas à être "qualifié" au sens du décret précité, mais doit présenter un degré de sécurité suffisant.

Conservation électronique des factures

L'Instruction fiscale 3 E-1-07 N° 4 du 11 Janvier 2007 relative à la taxe sur la valeur ajoutée, précise les conditions dans lesquelles les entreprises qui créent et conservent, sous forme électronique, des factures qu'elles transmettent à leurs clients sur support papier peuvent être dispensées de l'obligation de conserver sous forme papier le double des factures ainsi transmises.

Pendant l'intégralité de la période d'archivage, l'entreprise peut subir des contrôles inopinés de la DGI portant exclusivement sur le respect des contraintes de dématérialisation.

En cas de contrôle de l'administration, le mode de conservation doit garantir la restitution claire et lisible du contenu des fichiers et une version papier peut à tout moment être demandée.

En savoir plus

• Facturation électronique : quel état d'avancement ? par Mascré Heguy Associés.
• La facture électronique : quels avantages économiques et juridiques ? par Eric A. Caprioli.
• Démat' de factures : les Grands Principes par Demateriel, le blog de la dématérialisation.
• La dématérialisation fiscale des factures est-elle impérative ? (Silicon).
• La facturation électronique, ou la révolution tranquille de la signature électronique par l'administration fiscale par Isabelle Renard, Avocat associé, August & Debouzy (JournalDuNet).