Archivage à valeur probatoire

Les courriers et les attestations de preuve archivés sont versés dans un coffre numérique à valeur probatoire.

Le coffre numérique utilisé par Legal-Box dépend des documents traités :

1) Les attestations de preuve et les journaux internes de Legal-Box sont versés dans un coffre numérique CDC-Arkhinéo. Ce service proposé par la Caisse de Dépôts et Consignation garantit aux clients de Legal-Box la pérénité des éléments probants des échanges.

2) Les courriers peuvent être versés, au choix du client :

• soit dans le coffre numérique CDC-Arkinéo dédié à Legal-Box,
• soit dans un coffre opéré par un tiers d'archivage partenaire de Legal-Box. Dans ce cas, l'archivage se fait aux conditions définies par le tiers d'archivage.

Coffre-fort numérique à valeur probante

Le coffre numérique par défaut, opéré par Legal-Box, a été sélectionné pour le rapport qualité/prix des services apportés. Il respecte les modalités définies dans le "Référentiel définissant le Coffre numérique pour l'archivage d'objets numériques" produit par le groupe de travail inter-association qui réunit l'ADAP, l'APROGED, la FedISA et la FNTC.

Sa mise en oeuvre assure la réplication du coffre sur un autre site afin de garantir la pérennité des données archivées.

Mise en oeuvre de l'archivage

Selon le modèle de courrier, Legal-Box pourra imposer l'archivage aux utilisateurs (factures archivées 6 ans, dossier archive dont c'est la raison d'être) ou proposé en option.

Tout au long du cycle de vie du courrier, chacun des utilisateurs pourra activer l'archivage du courrier ou en prolonger la durée et en faire bénéficier tous les autres utilisateurs.

Les utilisateurs ont la possibilité de paramétrer les options d'archivage par défaut appliquées aux modèles de courriers. Par exemple, il est possible d'automatiser l'archivage systématique des documents commerciaux pour une durée de 10 ans.

Archivage mutualisé des courriers

Dans le cadre du service Legal-Box ou d'un partenariat avec le tiers d'archivage sélectionné, tout utilisateur mentionné dans un courrier archivé à l'initiative d'un des utilisateurs peut également accéder à son contenu pendant toute la durée d'archivage.

Consultation des archives

Les courriers archivées sont consultables au moyen du logiciel Legal-Box au même titre que les autres courriers.

Un délai variable suivant le service d'archivage utilisé peut être nécessaire entre la demande de consultation et la disponibilité effective du courrier.

Recommandations pour l'archivage

Formats d'archive

Au delà de la conservation des données, il faut pouvoir en garantir la lisibilité à long terme. A cette fin, et compte tenu de l'évolution permanente des logiciels, il est indispensable de s'appuyer sur un format de données qui soit pérenne c'est à dire qu'il soit toujours possible d'accéder à leurs contenus.

Les formats de données qui répondent à ce jour à ce critère sont :

• le format PDF/A pour des données textuelles avec présentation ;
• le format Open document pour les données textuelles avec présentation ;
• le format XML pour des données structurées ;
• le format TEXT pour des données non structurées ;
• le format TIFF pour les images.

Description d'archive

Un autre aspect important de la conservation à long terme des données concerne les informations complémentaires associées à l'archive (les métadonnées), appelées "description" dans le "Standard d'échange de données pour l'archivage électronique".

Il est recommandé que cette description comporte à minima l'identification du document, la provenance et le contexte. Les informations d'intégrité également nécessaires sont automatiquement fournies par Legal-Box.

Le Standard d'échange adopte également les principes suivants :

• un versement contient une archive et une seule ;
• une archive contient une description et une seule ;
• une archive contient au plus un objet ;
• un objet peut être vide ou correspondre à un ou plusieurs documents numériques.

Ces principes sont automatiquement respectés et mis en oeuvre par le service d'archivage de Legal-Box.

Tiers d'archivage

Le client de Legal-Box qui utilise déjà les services d'un tiers d'archivage peut solliciter ce tiers et Legal-Box pour la mise en place d'un partenariat permettant à Legal-Box de verser et consulter directement les données dans un coffre numérique opéré par le tiers pour le compte du client.

Un partenariat pourra être établi si les contraintes techniques de la liaison sont économiquement faisable et à la condition que le service proposé ne permette pas la destruction d'un courrier avant la date indiquée par Legal-Box et autorise la consultation des courriers par Legal-Box.

Les services proposés par ce nouveau partenaire se verront également proposés aux autres clients de Legal-Box.