Archivage numérique à valeur probatoire

Les courriers et les attestations de preuve sont versés dans un coffre numérique à valeur probatoire.

1) Les attestations et les journaux internes de Legal-Box sont versés dans son coffre numérique opéré par CDC-Arkhinéo. Ce service proposé par la Caisse de Dépôts et Consignation garantit aux clients de Legal-Box la pérénité des éléments probants des échanges.

2) Les courriers peuvent être versés, au choix du client :

• soit dans le coffre numérique de CDC-Arkhinéo dédié à Legal-Box,
• soit dans un coffre opéré par un tiers d'archivage partenaire de Legal-Box. Dans ce cas, l'archivage se fait aux conditions définies par le tiers d'archivage.

Les conditions d'archivage respectent les modalités définies dans le "Référentiel définissant le Coffre numérique pour l'archivage d'objets numériques" produit par le groupe de travail inter-association qui réunit l'ADAP, l'APROGED, la FedISA et la FNTC.

Coffre-fort numérique à valeur probante

Le coffre-fort de CDC-Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations garantit :

• l'archivage à valeur probante,
• la conservation des données dans des centres d'archivage hautement sécurisés,
• l'intégrité des données déposées,
• la haute disponibilité des données,
• l'accès en ligne aux archivage,
• l'intégralité de restitution des données dans le temps.

Mise en oeuvre de l'archivage

Tout au long du cycle de vie du courrier, chacun des utilisateurs (correspondants d'un courrier) pourra activer l'option "archivage" ou en prolonger la durée et en faire bénéficier tous les autres utilisateurs.

Les utilisateurs ont la possibilité de paramétrer les options d'archivage par défaut appliquées aux modèles de courriers. Par exemple, il est possible d'automatiser l'archivage systématique des documents commerciaux pour une durée de 10 ans.

Archivage mutualisé des courriers

Dans le cadre du service Legal-Box, tout utilisateur mentionné dans un courrier archivé, à l'initiative d'un des utilisateurs, accéde à son contenu pendant toute la durée d'archivage.

Consultation des archives

Les courriers archivées sont consultables au travers du logiciel Legal-Box.

Recommandations pour l'archivage

Formats d'archive

Au delà de la conservation des données, il faut pouvoir en garantir la lisibilité à long terme. A cette fin, et compte tenu de l'évolution permanente des logiciels, il est indispensable de s'appuyer sur un format de données qui soit pérenne c'est à dire qu'il soit toujours possible d'accéder à leurs contenus.

Les formats de données qui répondent à ce jour à ce critère sont :

• le format PDF/A pour des données textuelles avec présentation ;
• le format Open document pour les données textuelles avec présentation ;
• le format XML pour des données structurées ;
• le format TEXT pour des données non structurées ;
• le format TIFF pour les images.

Description d'archive

Un autre aspect important de la conservation à long terme des données concerne les informations complémentaires associées à l'archive (les métadonnées), appelées "description" dans le "Standard d'échange de données pour l'archivage électronique".

Il est recommandé que cette description comporte à minima l'identification du document, la provenance et le contexte. Les informations d'intégrité également nécessaires sont automatiquement fournies par Legal-Box.

Le Standard d'échange adopte également les principes suivants :

• un versement contient une archive et une seule ;
• une archive contient une description et une seule ;
• une archive contient au plus un objet ;
• un objet peut être vide ou correspondre à un ou plusieurs documents numériques.

Ces principes sont automatiquement respectés et mis en oeuvre par le service d'archivage de Legal-Box.

Tiers d'archivage

Un client de Legal-Box qui utilise déjà les services d'un tiers d'archivage peut solliciter la mise en place d'un partenariat permettant à Legal-Box de verser et consulter directement les données dans le coffre numérique opéré par le tiers pour le compte du client.

Les services proposés par ce nouveau partenaire se verront également proposés aux autres clients de Legal-Box.

Retour accueil