Certification électronique du courrier

Legal-Box est un système d'échange à valeur probatoire offrant une technologie innovante qui permet de certifier la réalité des événements de suivi d'un courrier.

Les événements sont historisés dans le rapport d'activité du courrier.

L'attestation de preuve

Chaque événement donne lieu à la création d'une attestation qui porte :

• l'identification de l'auteur de l'événement
• les date et heure de survenance de l'événement
• la nature de l'événement
• l'identification du courrier sur lequel porte l'événement
• les données liées à l'événement
• les informations techniques nécessaires à la valeur probatoire de cette attestation (intégrité, signature, horodatage, ...)

Les attestations ainsi générées sont incluses dans le rapport d'activité du courrier.
Legal-Box assure le séquestre de ces attestations.

Les évènements

Les événements qui peuvent survenir et être attestés sur un courrier sont les suivants :

• Initialisation :
  • création : généré à la création d'un nouveau courrier. L'attestation correspondante portera les informations initiales (identifiant du courrier, actions attendues, liste des destinataires, ...).
  • complément d'information : généré si les informations initiales sont complétées.
• Acheminement :
  • envoi : généré quand le serveur de messagerie a pris en compte le message de mise à disposition du courrier.
  • réception : événement généré quand le serveur de messagerie a obtenu l'assurance de la réception du message par le serveur de messagerie du destinataire.
  • envoi de relance : généré quand le serveur de messagerie a pris en compte le message de relance.
  • réception de relance : généré quand le serveur de messagerie a obtenu l'assurance de la réception du message par le serveur de messagerie du destinataire.
• Action :
  • ouverture : généré lors de l'ouverture d'un courrier par un destinataire. Les ouvertures autres que la première, par un même utilisateur, ne donne pas lieu à attestation.
  • délégation : généré quand un utilisateur délègue à un autre utilisateur l'intégralité de ses droits sur un courrier.
  • transfert : généré quand un utilisateur transfert le courrier à un autre utilisateur.
  • signature : généré quand une signature est apposée sur un des documents contenu dans le courrier ou sur une/des autre(s) signature(s) déjà enregistrée(s) sur ce courrier.
  • décision positive : généré quand un destinataire donne une réponse positive à une action attendue par l'émetteur d'un courrier, par exemple, d'une demande d'accord sur un contrat.
  • décision négative : généré quand un destinataire donne une réponse négative à une action attendue par l'émetteur d'un courrier, par exemple, d'une demande d'accord sur un contrat.
  • choix : généré quand un destinataire fait un choix parmi un ensemble d'options proposées par l'émetteur d'un courrier
  • réponse : généré quand un nouveau courrier est créé en reponse au courrier d'origine
  • demande d'archivage : généré quand l'utilisateur demande l'archivage du contenu du courrier. Même si cette action est implicite (cas de la facture par exemple), l'événement est généré car il est concomitant à la création du courrier.
  • révocation : généré quand l'action décide de révoquer un courrier avec effet d'en interdire l'ouverture aux autres destinataires.
• Archivage :
  • compléments d'informations d'archivage : générées quand les informations du courrier sont complétées d'informations spécifiques à l'archivage (prolongation de la durée d'archivage, références de classement, métadonnées, ...).
  • confirmation d'archivage : généré quand le service d'archivage confirme la prise en compte de l'archive. L'attestation correspondante portera le certificat de dépôt retourné par le service d'archivage.
• Traitements internes :
  • informations de traitements techniques : autres événements générés pour des raisons techniques.
    

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