Certification

Legal-Box est un système d'échange à valeur probatoire basé sur une technologie innovante qui permet à Legal-Box de certifier la réalité de chaque événement survenu pendant la vie d'un courrier.

Chaque courrier est lié à un fichier, appelé "rapport d'activité", qui contient l'ensemble des éléments de preuves opposables en justice : Preuves de dépôt, d'envoi, de réception ...

L'attestation de preuve

Chaque événement donne lieu à la création d'une attestation qui porte :

• l'identification de l'auteur de l'événement
• les date et heure de survenance de l'événement
• la nature de l'événement
• l'identification du courrier sur lequel porte l'événement
• les données liées à l'événement
• les informations techniques nécessaires à la valeur probatoire de cette attestation (intégrité, signature, horodatage, ...)

Les attestations ainsi générées sont incluses dans le rapport d'activité du courrier.
Legal-Box assure le séquestre de ces attestations.

Les évènements

Les événements qui peuvent survenir et être attestés sur un courrier sont les suivants :

• Initialisation :
  • création : généré à la création d'un nouveau courrier. L'attestation correspondante portera les informations initiales (identifiant du courrier, actions attendues, liste des destinataires, ...).
  • complément d'information : généré si les informations initiales sont complétées.
• Acheminement :
  • envoi : généré quand le serveur de messagerie a pris en compte le message de mise à disposition du courrier.
  • réception : événement généré quand le serveur de messagerie a obtenu l'assurance de la réception du message par le serveur de messagerie du destinataire.
  • envoi de relance : généré quand le serveur de messagerie a pris en compte le message de relance.
  • réception de relance : généré quand le serveur de messagerie a obtenu l'assurance de la réception du message par le serveur de messagerie du destinataire.
• Action :
  • ouverture : généré lors de l'ouverture d'un courrier par un destinataire. Les ouvertures autres que la première, par un même utilisateur, ne donne pas lieu à attestation.
  • délégation : généré quand un utilisateur délègue à un autre utilisateur l'intégralité de ses droits sur un courrier.
  • transfert : généré quand un utilisateur transfert le courrier à un autre utilisateur.
  • signature : généré quand une signature est apposée sur un des documents contenu dans le courrier ou sur une/des autre(s) signature(s) déjà enregistrée(s) sur ce courrier.
  • décision positive : généré quand un destinataire donne une réponse positive à une action attendue par l'émetteur d'un courrier, par exemple, d'une demande d'accord sur un contrat.
  • décision négative : généré quand un destinataire donne une réponse négative à une action attendue par l'émetteur d'un courrier, par exemple, d'une demande d'accord sur un contrat.
  • choix : généré quand un destinataire fait un choix parmi un ensemble d'options proposées par l'émetteur d'un courrier
  • réponse : généré quand un nouveau courrier est créé en reponse au courrier d'origine
  • demande d'archivage : généré quand l'utilisateur demande l'archivage du contenu du courrier. Même si cette action est implicite (cas de la facture par exemple), l'événement est généré car il est concomitant à la création du courrier.
  • révocation : généré quand l'action décide de révoquer un courrier avec effet d'en interdire l'ouverture aux autres destinataires.
• Archivage :
  • compléments d'informations d'archivage : générées quand les informations du courrier sont complétées d'informations spécifiques à l'archivage (prolongation de la durée d'archivage, références de classement, métadonnées, ...).
  • confirmation d'archivage : généré quand le service d'archivage confirme la prise en compte de l'archive. L'attestation correspondante portera le certificat de dépôt retourné par le service d'archivage.
• Traitements internes :
  • informations de traitements techniques : autres événements générés pour des raisons techniques.
    

Le rapport d'activité

Le rapport d'activité du courrier, qui contient l'ensemble des attestations se rapportant à un courrier donné, constitue un élément de preuve opposable aux tiers.

Legal-Box s'engage à délivrer, à la demande d'un des utilisateurs d'un courrier, une attestation de conformité signée par Legal-Box, reprenant tous les éléments et informations qui permettent d'en garantir la valeur probatoire. Ce document est délivré aux conditions définies par les tarifs de Legal-Box.