Echange sécurisé

Legal-Box permet l'échange sécurisé de documents électroniques et une gestion complète du cycle de vie des courriers, tout en réduisant les manipulations et les délais.

Création

La procédure de création d'un nouveau courrier s'achève avec la phase de scellement, totalement transparente pour l'utilisateur.

Le scellement consiste à enregistrer et à horodater le courrier auprès du serveur de preuves et à en garantir l'intégrité en fournissant une empreinte numérique qui caractérise chaque courrier.

Cette empreinte est générée en utilisant un algorithme de chiffrement irréversible SHA 256.

La période pendant laquelle le courrier est présent sur les serveurs Legal-Box est appelée période de maintien en ligne. Celle-ci démarre à la date du scellement.

Une fois le courrier scellé, la procédure d'acheminement se déclenche.

Acheminement

Legal-Box envoit une notification au destinataire, l'avertissant qu'un courrier est arrivé pour lui et l'invitant à venir l'ouvrir en cliquant sur un lien.

Le délai d'ouverture du courrier est défini par l'auteur du courrier et ne peut dépasser la durée de maintien en ligne.

Consultation

En cliquant sur le lien indiqué dans la notification reçue par email, et après s'être authentifié, le destinataire consulte le courrier reçu.

Pour consulter les autres courriers, à partir de ses plans de classement et de l'outil de recherche évoqués ci-dessous, l'utilisateur visualise ses listes de courriers. Il peut alors demander l'ouverture d'un des courriers.

Deux cas peuvent se produire :

• La consultation immédiate : le courrier est présent en ligne sur les serveurs Legal-Box et mis à disposition immédiate de l'utilisateur.
• La consultation d'archive : le courrier n'est plus présent sur les serveurs Legal-Box et doit être récupéré auprès du service d'archivage avant mise à disposition de l'utilisateur. Cette récupération se fait aux conditions indiquées par le service d'archivage.

Opérations

Les courriers créés à partir du système d'échange à valeur probatoire Legal-Box autorisent les participants aux échanges à effectuer diverses opérations.

Actions

Selon le modèle de courrier et les choix de l'émetteur, les participants du courrier peuvent se voir proposer des actions à effectuer : Décision, signature des documents, archivage, ...

Décisions

Selon le modèle de courrier et les choix de l'émetteur, les participants du courrier peuvent avoir une décision à prendre.

Les décisions portent sur le contenu du courrier, elles peuvent-être du type :

• Approuver ou désapprouver le contenu ;
• Accepter ou refuser le contenu (accepter de souscrire à un contrat) ;
• Choisir un ou plusieurs item dans une liste proposée.

Les actions et décisions peuvent être complétées de la signature de l'utilisateur. Si les participants ont accepté la convention de preuve Legal-Box, ils peuvent utiliser le certificat interne délivré par Legal-Box sinon il doit s'agir d'un certificat agréé par le Minefi.

Le délai pour réaliser les actions est délimité par la période appelée "période d'activité". Par exemple, l'acceptation d'un devis pourra être limitée à une période de 30 jours.

Classement

Les courriers de l'utilisateur sont automatiquement classés selon différents plans de classement :

• Par type de courrier (recommandé, commercial, ...)
• Par dossier (reçus, envoyés, archivés)
• Par références
• Par état
• Par contact

En plus de ces plans de classement automatiques, l'utilisateur a la possibilité de créer ses propre plans :

• Il peut créer sa propre arborescence de dossiers et placer chaque courrier dans autant de dossiers que nécessaire ;
• Il peut automatiser le classement des courriers, en fonction du modèle de courrier et des règles qu'il a définies ;
• Il peut enrichir les informations initiales du courrier avec ses propres informations. Par exemple, un devis reçu d'un fournisseur et accepté par le client pour le transformer en commande peut être complété de la référence de la commande pour le client. Ces informations complémentaires permettent de faciliter le classement des courriers.

En complément des plans de classement, l'utilisateur a accès à un outil de recherche dans lequel il a simplement à renseigner les critères recherchés.

Suivi

L'utilisateur consulte, en un clic, la liste des courriers qui sont dans l'un des états suivants :

• en instance d'ouverture ;
• en instance d'action attendue de la part de l'utilisateur ;
• actualisés : pour lesquels de nouveaux événements se sont produits ;
• archivables : qui arrivent à l'échéance de leur période de maintien en ligne ;
• en instance de destruction : qui arrivent à l'échéance de leur période de conservation en archive pour les documents archivés ou qui arrivent à l'échéance de leur période de maintien en ligne pour les documents non archivés.